Come utilizzano il loro tempo i dirigenti aziendali? Nonostante si tratti di una risorsa di grande valore per il successo dell’organizzazione, è spesso la più sottovalutata.

Ogni CEO ha un modo molto diverso di organizzare il proprio tempo: c’è chi pianifica mesi prima i propri impegni e chi invece preferisce tenere metà delle proprie giornate libere per dedicarle a occasioni non programmate quali riflessioni, incontri e meeting, o semplicemente per aiutare il proprio team. 

Qualunque sia la scelta del leader, questa avrà un’influenza enorme sulle prestazioni, sul coinvolgimento e sulla cultura aziendale. Ciò che è certo, al netto di qualsiasi differenza, è che chiunque abbia un sistema e una filosofia sull’utilizzo del tempo è in vantaggio rispetto a chi non lo ha.

Un’indagine condotta da BCG Consulting sui CEO di diversi settori e continenti ha visto all’opera numerosi modelli di time management; tale studio ha portato alla luce quattro divergenze chiave nel loro approccio al tema e nella percezione del loro contributo nel portare valore all’azienda. Le sintetizziamo così: 

• Strutturato VS Fessibile;
• Ritmo costante VS Flusso naturale;
• Operativo VS Consulente;
• Ambasciatore VS Regista.

Ogni decisione di intraprendere una di queste quattro strade risulta essere influenzata da vari fattori come l’industria di appartenenza e la situazione contestuale; in alcune aziende può essere necessaria una presenza più pratica, mentre in altre, soprattutto in quelle altamente regolamentate, potrebbe essere richiesto un profilo pubblico di più alto profilo e visibilità. Un altro aspetto chiave riguarda la personalità dei CEO: gli estroversi gestiranno il loro calendario in maniera totalmente differente dai più introversi e riflessivi.

In ognuno di questi casi, però, tutti concordano su una cosa: il tempo a disposizione sembra non essere mai abbastanza. È per questo motivo che è opportuno avere una strategia di time management; ne esistono di molteplici tipologie, ecco le quattro principali pratiche che sono emerse dall’analisi di BCG Consulting:

1. Creare regole per concentrarsi su ciò che è importante e non solo urgente

I CEO hanno un ruolo cruciale nell’identificare e attuare le priorità strategiche dell’organizzazione. Nonostante ciò, molti ammettono di dedicare solo una piccola parte del proprio tempo a queste priorità. Per evitare che l’urgente soffochi l’importante, è fondamentale contare sulla disciplina. Una strada può essere quella della revisione periodica del calendario per assicurarsi di allocare sufficiente tempo agli stakeholder legati alle fonti di profitto più importanti, oppure ai clienti dell’azienda e ai diretti riporti; un’altra, invece, è quella di concentrarsi esclusivamente sugli obiettivi principali, come fare affari e focalizzarsi sull’aumento dei ricavi.

2. Costruire flessibilità nel calendario

Se il tempo è la risorsa più preziosa per i CEO, la loro capacità di giudizio e le loro competenze sono le risorse più importanti per i loro collaboratori. Ogni leader dovrebbe rendersi sempre disponibile per il proprio team per consulenze, anche senza grande preavviso e preparazione. Una buona pratica può essere pianificare incontri di 30 minuti, con un ampio spazio di un’ora e mezza successiva, incoraggiando la concisione durante le riunioni e permettendo a quelle produttive di protrarsi più a lungo.

3. Lasciare spazio alla riflessione

I CEO hanno bisogno di momenti per riflettere, non solo brevi pause. Molti ritengono benefico dedicare del tempo di qualità per fare considerazioni sul business, sia individualmente che avvalendosi di una rete di consulenti che possano fornire un feedback onesto e competente. L’ideale sarebbe ritagliarsi blocchi ampi: due o tre ore, due volte alla settimana, non solo brevi slot da 30 minuti. A differenza del pensiero critico, che mira al problem solving, il pensiero riflessivo migliora la ricerca di significato e il riconoscimento di schemi e connessioni, favorendo l’innovazione e consentendo una migliore esecuzione.

4. Riservare del tempo per sé stessi

Stabilire rituali e abitudini, come l’esercizio fisico, il tempo trascorso con la propria famiglia e amici, la contemplazione e la lettura, per ricaricarsi. Queste pratiche aiutano a mantenere un equilibrio nella vita e a sviluppare prospettive che non siano strettamente focalizzate sul lavoro.

Attuare queste strategie può essere sfidante, prima di tutto bisogna capire e analizzare come viene utilizzato il proprio tempo. Fare un’analisi del calendario degli ultimi tre mesi può aiutare a valutare se si stanno raggiungendo i propri obiettivi e se si sta interagendo con le persone giuste.

Non esiste un’unica modalità di time management che garantisca il successo. Ma man mano che un’organizzazione cresce, e man mano che i team cambiano e le sfide si evolvono, i CEO potrebbero considerare di fare un passo indietro e riflettere su come gestire e programmare meglio i loro impegni. Un calendario non sotto controllo è un’occasione mancata per diventare un leader più efficace.

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