Il passaggio allo smart working non è stato scontato e indolore per molte aziende e anche i manager hanno avuto un ruolo centrale in questo.

Oltre a dover mantenere quelle competenze manageriali, dettate dall’esperienza maturata nel ruolo, un manager deve possederne delle altre per essere in grado di gestire il proprio team anche in modalità smart working.

Questo passaggio non è sempre facile, poiché il manager è abituato ad avere un contatto quotidiano con i suoi collaboratori e a gestire il tutto in presenza.

Con lo smart working le regole del “gioco” cambiano, e non sempre i manager riescono a gestire al meglio questo cambiamento.

Come gestire lo smart working da manager

La gestione dello smart working per un manager non è semplice. Infatti il manager deve fare i conti con possibili rischi e insidie e, allo stesso tempo, cogliere i benefici della modalità del lavoro a distanza.

Nella situazione specifica dello smart working il manager deve innanzitutto rinunciare ad alcuni fattori che erano prerogative del lavoro in presenza, come, ad esempio:

• il contatto diretto e quotidiano con i collaboratori
• il rispetto ossequioso degli orari di lavoro
• il monitoraggio costante delle attività
• la risoluzione immediata delle stesse
• il controllo integrale e continuativo di ogni aspetto del team

Rinunciare a questi aspetti comporta un profondo cambiamento culturale, non sempre immediato da accettare. Tuttavia, questo approccio di gestione di un manager nei confronti del lavoro e dei collaboratori può avere molteplici benefici sia in termini di motivazione, nel breve termine, sia in termini di soddisfazione, nel lungo termine.

Manager smart: quali sfide e responsabilità?

Un manager smart, chiamato a gestire la sua azienda e i suoi collaboratori a distanza, deve affrontare delle nuove sfide relative al suo ruolo e fare i conti con nuove responsabilità.

In particolare, dovrà:

• Offrire linee guida per la gestione dello smart working
• Promuovere un approccio flessibile al lavoro
• Definire ruoli e confini delle attività
• Assicurare l’accesso agli strumenti di lavoro necessari
• Monitorare l’andamento delle attività e le aspettative dei team

Regolamentare lo smart working

Per gestire lo smart working dell’organizzazione al meglio, il manager smart è chiamato a fornire delle linee guida in grado di regolamentare lo smart working. 

Le linee guida dipendono dalla struttura dell’organizzazione e dagli strumenti a disposizione per far fronte allo smart working. In base a questi elementi, il manager deve formulare la soluzione migliore per la propria azienda, considerando anche modalità, orari e strumenti di lavoro per ogni collaboratore. 

Diffondere una nuova cultura organizzativa

Non più basata sul controllo diretto dei collaboratori in ogni singola fase del lavoro, ma sul raggiungimento di obiettivi definiti a breve o a lungo termine.

Questa cultura deve essere insita nei manager e poi trasferita e diffusa a tutti i collaboratori di tutte le aree di lavoro. Attraverso questa nuova cultura organizzativa, il lavoro sarà basato sulla fiducia reciproco e sulla valutazione dei risultati raggiunti, a partire da obiettivi definiti ex ante.

Promuovere una flessibilità lavorativa

Legato alla gestione per obiettivi, tra le sfide del manager smart vi è anche la promozione di una flessibilità del lavoro.

Infatti, se è vero da una parte che il manager deve chiarire fin da subito gli obiettivi prefissati, dall’altra deve anche lasciare al proprio collaboratore la possibilità di gestire in autonomia il proprio tempo, secondo il proprio ritmo e secondo il percorso più opportuno.

Il tutto ovviamente stabilendo a monte ruoli e confini delle attività di ogni collaboratore.

Assicurare l’accesso a strumenti e tecnologie adeguate

Il manager deve assicurarsi che tutti i collaboratori abbiano gli strumenti necessari per gestire il loro lavoro da remoto, senza che essi siano d’ostacolo alla loro produttività e quindi al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Promuovere forme alternative di “contatto”

È importante che il manager prevede delle modalità smart di contatto con i propri collaboratori. Attraverso strumenti e piattaforme adatte può, ad esempio, fissare degli incontri periodici con i propri collaboratori o tra i collaboratori, in modo da far sentire tutti parte integrante di un team.

Monitorare l’andamento delle attività in smart working

L’attività di monitoraggio è fondamentale per i manager per capire se lo smart working sta funzionando al meglio o se ci sia qualche aspetto da migliorare.In questo senso, un manager potrebbe rivedere le linee guida che regolamentano lo smart working, stabilendo una riformulazione dello stesso in base ai feedback dei collaboratori e agli obiettivi raggiunti in un determinato periodo.

Non bisogna, infine, dimenticare che ogni collaboratore, pur lavorando in smart working, ha bisogno di sentirsi “coccolato” dal proprio manager e incentivato per i risultati raggiunti. In questo senso, per favorire una totale soddisfazione del collaboratore, è importante garantirgli eventuali sviluppi di carriera, bonus e benefit in merito all’attività svolta.